คู่มือการปฏิบัติงาน การเบิกเงินยืมและส่งใช้เงินยืมราชการ

กระบวนการ/ขั้นตอน/วิธีการดำเนินการ
ก่อนดำเนินการยืมเงินทดรองจ่าย
1. กรณียืมเงินทดรองจ่ายในการเดินทางไปราชการ ผู้ยืมเงินต้องคำนวณค่าใช้จ่ายค่าที่พัก ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยประมาณการ (แบบประมาณการค่าใช้จ่าย  )
2. กรณียืมเงินเพื่อดำเนินการจัดโครงการ ผู้ยืมเงินต้องคำนวณค่าใช้จ่ายโดยแยกรายการ ค่าอาหารกลางวัน ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าตอบแทนวิทยากร ค่าที่พัก และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดโครงการ (แบบประมาณการค่าใช้จ่าย  )
3. ยื่นสัญญายืมเงินตามรายการที่คำนวณไว้ ก่อนวันไปราชการหรือจัดโครงการ อย่างน้อย 3 วันทำการ

เอกสารหลักฐานที่ใช้ประกอบการยืมเงินทดรองราชการ
กรณียืมเงินเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
1. บันทึกข้อความขอยืมเงินราชการ โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
2. สัญญาเงินยืมจำนวน 2 ฉบับ 
3. หนังสือต้นเรื่องที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาอย่างชัดเจน หรือบันทึกขออนุมัติเข้าร่วมประชุม อบรมสัมมนา ที่ได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว
4. คำสั่ง/หนังสือให้ไปราชการ (ถ้ามี)
กรณียืมเงินเพื่อจัดโครงการ
1. บันทึกข้อความขอยืมเงินราชการ โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
2. สัญญายืมเงินจำนวน 2 ฉบับ 
3. บันทึกข้อความขออนุมัติโครงการและงบประมาณ (ฉบับจริง)
4. โครงการที่จะดำเนินการ ต้องได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว (ฉบับจริง) โดยในส่วนของงบประมาณ ให้แจงรายละเอียดให้ครบถ้วน ชัดเจน

การส่งใช้เงินยืม หรือ เบิกค่าใช้จ่ายไปราชการ
กรณียืมเงินไปราชการโดยใช้รถยนต์ส่วนตัว (2 คนขึ้นไป)
หลักฐานที่ต้องใช้ในการส่งใช้เงินยืม
1. บันทึกข้อความขออนุมัติส่งใช้เงินยืม โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
2. แบบเบิกจ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 
3. กรอกรายละเอียดรายจ่าย ในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111)  พร้อมแนบระยะทางจากกรมทางหลวงประกอบการเบิกจ่าย และรายละเอียดแนบท้ายการเดินทางไปราชการ
4. ใบเสร็จรับเงินและ/หรือ ใบแจ้งรายการที่พัก (Folio) โดยออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้พัก กรณีพักห้องคู่จะต้องมีชื่อในใบเสร็จรับเงิน และ/หรือ ใบแจ้งค่าที่พักทั้งสองราย
5. หนังสือต้นเรื่องในการไปราชการ
6. สำเนาบันทึกข้อความขอยืมเงินราชการและสัญญายืมเงิน (ตัวจริง)
7. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
กรณียืมเงินไปราชการโดยใช้รถยนต์ราชการ
หลักฐานที่ต้องใช้ในการส่งใช้เงินยืม
1. บันทึกข้อความขออนุมัติส่งใช้เงินยืม โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
2. รายงานการเดินทาง (แบบใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 ส่วนที่ 1) 
3. กรณีเดินทางเป็นคณะ ให้แนบแบบเบิกจ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 
4. ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ใบเสร็จรับเงินค่าทางด่วน (ถ้ามี)
5. ใบเสร็จรับเงินและ/หรือ ใบแจ้งรายการที่พัก (Folio) โดยออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้พัก กรณีพักห้องคู่จะต้องมีชื่อในใบเสร็จรับเงิน และ/หรือ ใบแจ้งค่าที่พักทั้งสองราย
6. หนังสือต้นเรื่องในการไปราชการ
7. สำเนาบันทึกข้อความขอยืมเงินราชการและสัญญายืมเงิน (ตัวจริง)
8. หนังสือขออนุญาตใช้รถราชการ (แบบ 3) บันทึกการใช้รถ (แบบ 4) รายละเอียดการเติมน้ำมัน
9. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
กรณียืมเงินไปราชการโดยใช้รถยนต์โดยสาร
หลักฐานที่ต้องใช้ในการส่งใช้เงินยืม
1. บันทึกข้อความขออนุมัติส่งใช้เงินยืม โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
2. รายงานการเดินทาง (แบบใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 ส่วนที่ 1) 
3. กรณีเดินทางเป็นคณะ ให้แนบแบบเบิกจ่ายในการเดินทางไปราชการ แบบ 8708 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 
4. กรอกรายละเอียดรายจ่าย ในใบรับรองใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก.111)  และรายละเอียดแนบท้ายการเดินทางไปราชการ 
5. ใบเสร็จรับเงินและ/หรือ ใบแจ้งรายการที่พัก (Folio) โดยออกใบเสร็จรับเงินในนามผู้พัก กรณีพักห้องคู่จะต้องมีชื่อในใบเสร็จรับเงิน และ/หรือ ใบแจ้งค่าที่พักทั้งสองราย
6. หนังสือต้นเรื่องในการไปราชการ
7. สำเนาบันทึกข้อความขอยืมเงินราชการและสัญญายืมเงิน (ตัวจริง)
8. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

กรณีส่งใช่เงินยืมในการจัดโครงการ
หลักฐานที่ต้องใช้ในการส่งใช้เงินยืม
1. บันทึกข้อความขออนุมัติส่งใช้เงินยืมเงิน โดยผ่านความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา 
การเบิกค่าอาหาร
1. โครงการที่ได้รับอนุมัติ พร้อมกำหนดการ หนังสืออนุมัติการเบิกจ่าย
2. ใบลงทะเบียนผู้เข้ารับการอบรม (ฉบับจริง)
3. หลักฐานการรับเงินของผู้รับจ้างทำอาหาร (ใบสำคัญรับเงิน  และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )
4. เอกสารอื่นๆ ที่ประกอบเป็นหลักฐานการดำเนินโครงการ
การเบิกค่าตอบแทนวิทยากร
1. โครงการที่ได้รับอนุมัติ พร้อมกำหนดการ หนังสืออนุมัติการเบิกจ่าย
2. ตารางกำหนดการ โดยระบุชื่อวิทยากรอย่างชัดเจน
3. หนังสือเชิญวิทยากร
4. หลักฐานการรับเงินของวิทยากร (ใบสำคัญรับเงินสำหรับวิทยากร  สำเนาบัตรประชาชน พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง)
5. เอกสารอื่นๆ ที่ประกอบเป็นหลักฐานการดำเนินโครงการ
การเบิกค่าพาหนะหรือเบี้ยเลี้ยงผู้ที่มาเข้ารับการอบรม
1. โครงการที่ได้รับอนุมัติ พร้อมกำหนดการ หนังสืออนุมัติการเบิกจ่าย
2. ใบลงทะเบียนผู้เข้ารับการอบรม (ฉบับจริง)
3. ใบสำคัญรับเงินค่าใช้จ่ายฝึกอบรมบุคคลภายนอก (ฉบับจริง)  ** ให้เซ็นชื่อเหมือนที่เซ็นในใบลงทะเบียน**
4. เอกสารอื่นๆ ที่ประกอบเป็นหลักฐานการดำเนินโครงการ
การเบิกค่าวัสดุในโครงการ
เอกสารหลักฐานในการเบิกค่าวัสดุที่ใช้ในการจัดโครงการ จะต้องได้รับการดำเนินการจากแผนกงานพัสดุ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยเรื่องพัสดุ พ.ศ. 2535 ที่ถูกต้องสมบูรณ์
1. มีการขอซื้อ/ขอจ้างที่อนุมัติแล้ว และปฏิบัติตามระเบียบ  
2. มีเอกสารหลักฐาน ใบรายงานการซื้อการจ้าง ใบส่งของ/สัญญาจ้าง
3. มีคณะกรรมการตรวจรับงาน/รับของ ตามรายการและสัญญาจ้าง
4. ระบุจำนวนเงินที่ถูกต้องสมบูรณ์
5. เอกสารได้รับการอนุมัติเป็นที่เรียบร้อยสมบูรณ์แล้ว

หมายเหตุ :
1. ยื่นเอกสารการขอยืมเงินก่อนล่วงหน้าก่อนจัดโครงการหรือก่อนเดินทางไปราชการอย่างน้อย 3 วัน
2. หากเป็นการเข้าร่วมอบรม หรือสัมนาในการไปราชการ และมีการเลี้ยงอาหารกลางวัน ต้องหักค่าเบี้ยเลี้ยงออกด้วย
3. ตามกฎระเบียบของทางราชการ ไม่สามารถยืมเงินทดรองราชการจ่ายค่าวัสดุ ค่าจ้างที่นอกเหนือจากการจัดโครงการได้
4. การจ่ายเงิน
4.1 จ่ายเงินยืมก่อนเดินทางไปราชการอย่างน้อย 1 วัน
5. การส่งเอกสารเพื่อหักล้างเงินยืม
5.1 กรณีไปราชการ ให้หักล้างเงินยืมภายใน 15 วันนับจากวันกลับจากราชการ เว้นแต่วันครบกาหนดตรงกับวันหยุดราชการให้หักล้างเงินยืมในวันถัดไป
5.2 กรณีจัดโครงการให้หักล้างเงินยืมภายใน 30 วันนับจากวันรับเงิน เว้นแต่วันครบกาหนดตรงกับวันหยุดราชการให้หักล้างเงินยืมในวันถัดไป
6. กรณีมีเงินเหลือจ่ายจากการยืมเงินจะต้องนำเงินส่งคืนสำนักงานสหกรณ์จังหวัดสระแก้ว เป็นเงินสดทั้งจำนวนในคราวเดียวกันกับการส่งเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดตามข้อ 5.1 หรือข้อ 5.2
7. กรณียังไม่ส่งเอกสารหลักฐานหรือเงินสดคงเหลือคืน หากต้องการยืมเงินอีกไม่สามารถทำได้